La gouverneure générale accorde les citations sur la recommandation du chef d'état-major de la défense et celles-ci sont normalement remises par un officier militaire supérieur au nom de la gouverneure générale.
L'insigne, qui consiste en une feuille de chêne en bronze, se porte horizontalement sur le ruban prescrit, la pointe orientée vers l'épaule gauche.
Ce programme est administré par la Direction des distinctions honorifiques et reconnaissance (DDHR) du ministère de la Défense nationale. La Chancellerie des distinctions honorifiques, au nom de la gouverneure générale, est responsable de l’administration de l’octroi de toutes les distinctions honorifiques canadiennes. Cependant, pour de nombreuses médailles de service militaire, cette responsabilité a été déléguée à la DDHR, qui traite les dossiers de candidature. Pour plus d'informations, veuillez visiter le site Web de la DDHR.